Prawidłowa organizacja danych

Chodzi tutaj przede wszystkim o zoptymalizowanie kontaktu z dotychczasowymi oraz potencjalnymi klientami. Coraz więcej stron internetowych umożliwia wysyłanie – za pośrednictwem specjalnie przygotowanych formularzy – wiadomości. Komunikacja z klientami w dobie Internetu ma równie wielkie znaczenie zarówno drogą elektroniczną jak i tradycyjnymi kanałami.

Często zdarza się, że zapytania wysyłane właśnie poprzez wspomniany system formularzy pozostawały bez odzewu. Dlatego niezwykle istotnym jest, że jeżeli na stronie umieszczamy jakieś narzędzia umożliwiające komunikację (chociażby najzwyklejszy adres mailowy) to musimy liczyć się z tym, że znajdą się osoby, które będą chciały z tych narzędzi skorzystać a – co za tym idzie – musimy regularnie sprawdzać czy dostała do nas wysłana jakaś korespondencja. Oczywistym powinno być, że jeżeli ktoś wysłał nam list drogą elektroniczną, to będzie spodziewał się w miarę szybkiej odpowiedzi.

Skoro A szybka odpowiedź to nie tylko szybkie przesłanie treści wiadomości ale również bardzo krótki czas reakcji na pozostawioną wiadomość. Z pomocą może przyjść odpowiednia organizacja wymiany wiadomości. Jeżeli chodzi o adresy poczty elektronicznej, zamiast jednego można utworzyć kilka adresów – w zależności od rodzaju zapytania, które chce przesłać klient. Taki zabieg pozwoli na skrócenie drogi wiadomości gdyż ominie osoby, które nigdy nie powinny być w nią zaangażowane.